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■基本ビジネス文書

■取引文書の基本ルール

【前付】

(1)文書番号

文書番号は、発信番号、書簡番号ともいわれ、その文書がどの部署から発信されたものであるかを識別するため、文書ごとに与えられる固有の番号である。文書番号の決め方は、自社でルールをつくっておくとよい。
一般には、発信部署の略号、年度の数字、当該年度あるいは当月における連番の順に並べることが多い。
例えば、平成6年8月に営業部から発信し、それがその年8月になってから95通目の文書であれば、「平6−8−営−95」という具合である。なお、本書文例に示した発信番号に「経理部発第○○○号」とあるのは、経理部がこの年に発信した○○○番目の文書であることを意味している。

●文書番号の付け方例
平成6年8月に営業部が発信した第95通目の文書

平6−8−営−95

(2)発信日付

文書には発信日付を必ず記載する。何かあった場合の後日の証拠ともなるので、年月日を正確に記すことが大事。
注意したいのは、文書日付は「作成日」ではなく、必ず「発信日」を書き入れること。なお、日付は西暦でも元号でもよいが、一般には元号を用いるケースが多い。

●発信日付の注意点
文書の作成日→発信日付 ×
文書の発信日→発信日付 ○

(3) 受信者名

受信者名は、企業、団体などの組織名、部署名、役職名、個人名の順に書く。株式会社を(株)有限会社を(有)などと略して書くのは相手に対して失礼となるので、してはならない。

●受信者名に略称は失礼
株式会社→(株) ×
株式会社→株式会社 ○

(4)敬称

受信者名の後ろに付ける敬称は、一般に、宛先が会社、官庁、団体、商店、部課などの組織である場合は「御中」。役職名あるいは個人名なら「殿」か「様」。同一内容の文書を多数発信する場合には「各位」とする。しかし、「各位」については、できれば相手の名前を一つ一つ丁寧に書くほうが望ましい。
また、先生の呼称が一般に定着している職種の相手には「先生」の敬称を用いることが無難である。
敬称でしばしば頭を悩ませるのが、役職宛の場合である。役職名それ自体が既に敬称であるから、役職名の後にさらに「殿」「様」を付けるのは敬称を重複させることになるという主張もある。つまり、「○○総務部長」とすべきか、「○○総務部長殿」とすべきかの問題だが、これをすっきり解決するには、「総務部長○○様(殿)」とするのがよいだろう。

●一般的な敬称の付け方
企業・官庁・団体・商店・部課の組織宛→○○御中
役 職 宛 →総務部長殿
個 人 宛 →○○○○様
先 生 宛 →○○○先生
多 数 宛 →各位
組織の全員宛→御一同様

(5)発信者名、印

発信者名は、その文書の責任の所在を明らかにするものであるから、必ず記載する。順序は、住所、組織名、部署名、役職名、個人名となる。ただし、住所は省略することもある。
しかし発信者名は、必ずしもその文書の実際の作成者とする必要はなく、受信者とほぼ同格の者にするのが慣例上定着している。ただし、この場合には、実際の文書作成者、すなわちその案件の担当者の名前と内線電話番号などを記しておくと、連絡がとりやすく、親切である。

●発信者は受信者と同格に
発信者名=営業部長 △
受信者名=営業係長 △
発信者名=営業部長 ○
受信者名=営業部長 ○

文書の内容によっては、責任の所在をより鮮明に保証するため社印か個人印、あるいはその両方を押印することもある。
また、2人以上の連名で発信する場合は受信者名に近いほうを上位とする。

●連名で発信する場合の序列(横書きの場合)
受信者名
上位→○○○○
○○○○
下位→○○○○

●連名で発信する場合の序列(縦書きの場合)




上 下
位 位
↓ ↓
○ ○ ○
○ ○ ○
○ ○ ○
○ ○ ○

【本文】

(1)件名

件名は、その文書の内容を簡潔に要約したものであり、「標題」とも「標記」ともいう。明確に件名が記されていれば、何についての文書なのか、受信者にとっては本文を読むのに先立って一目瞭然となるばかりか、文書整理・保存の上からも便利である。
気をつけたいのは、「一文書当たり一件」とすること。2つ以上の用件を一文書に盛り込むことのないようにしたい。2件以上にまたがる内容をもつ文書は、受信者側にとって、決裁部署が複数となったり、文書のファイリングや検索の際、混乱を招くもとともなる。

(2)前文

前文は、頭語と挨拶文からなっている。

■頭 語
頭語は、訪問の際の「ごめんください」「こんにちは」「はじめまして」に相当する礼儀である。ビジネス文書では「拝啓」、返信では「拝復」が一般的であり、特に改まった時には「謹啓」を用いる。
また挨拶文を省峰し、いきなり用件に入る場合や、前略な通知状などでは「前略」を用いる。

●頭語の例
拝啓…最も一般的。「拝呈」「啓上」とも。
謹啓…特に丁重な場合。「粛啓」「恭啓」とも。
前略…前文を省略する場合。「冠省」「前省」「略啓」とも。
急啓…急ぐ場合。「急呈」「急白」「急陳」とも。
【例】急啓 承りますれば、貴社社長様にはご入院の由、…
再啓…再度出す場合。「再呈」「再白」「再陳」とも。
【例】再啓 前便にてご高承のことと存じますが…
拝復…返信の場合。「復啓」「啓復」とも。
【例】拝復 ○月○日付貴信正に拝受いたしました。

■挨拶文
挨拶文は、頭語のあと一字分を空けて、同じ行に書く。
挨拶文は通常、時候の挨拶、安否の挨拶、感謝の挨拶などの順で書く。
ビジネスでは節潔さが要諦。
時候の挨拶も、ことさらに時李を風雅に奏でる必要はなく、「盛夏の候」「秋冷の候」などの慣用句で十分である。「時下」とすれば、季節にかかわらず通年使える。
ただし、頭語に「急啓」を用いた緊急の場合、「拝復」を用いた返信の場合、そして「前略」の場合は、時候の挨拶は省く。

■時候の挨拶の慣用句
正月…謹賀新年/新春の候
1月…厳寒(厳冬)の候
2月…余寒(晩冬)の候
3月…早春(春寒)の候
4月…陽春(春暖)の候
5月…新緑(薫風)の候
6月…向暑(梅雨)の候
7月…盛夏(炎暑)の候
8月…残暑(晩夏)の候
9月…新涼(仲秋)の候
10月…秋冷(清秋)の候
11月…晩秋(向寒)の候
12月…初冬(寒冷)の候
年末…師走(歳末)の候

安否の挨拶は、相手の安否を尋ねるものだが、ビジネス文書では、相手先の繁栄を祝う言葉となる。
これも簡単に「ますます(いよいよ)ご隆盛のこととお喜び申し上げます」程度で十分である。

●安否を尋ねる慣用句(組織宛)
ご隆盛/ご繁栄/ご盛栄/ご発展/ご隆昌/ご繁昌/ご盛大/ご多祥/
ご隆祥/ご清栄/ご清祥など

●安否を尋ねる慣用句
ご清祥/ご清栄/ご健勝/ご壮健/ご多祥/ご活躍/ご清健/ご清昌/
ご清適/ご清福/ご清廉/ご清安/お元気/ご安泰など
以上の安否を尋ねる言葉を用いた挨拶の慣用文には、次のようなものがある。

●安否の挨拶の慣用文(組織宛)
・貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
・貴店いよいよご発展の由、心からお喜び申し上げます。
・貴会ますますご隆盛のことと拝察いたし、謹んでお慶び申し上げます。
・貴組合ますますご隆昌の趣、大慶至極に存じます。
感謝の挨拶は、安否の挨拶の後に続けるものだが、平素受けている恩顧、厚誼に対する謝辞を述べるものである。基本の形に則った簡潔なものがよい。

●感謝の挨拶の慣用文(組織宛)
・毎々格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
・長年並々ならぬお引き立てをいただき、ありがたく深く感謝申し上げます。
・平素はひとかたならぬご愛顧を賜り、ありがたく深謝申し上げます。
・いつもお世話になりまして、ありがとうございます。
・このたびはひとかたならぬお骨折りにあずかり、お礼の言葉もございません。

(3)主文

主文は、主文起辞と主文からなる。

■主文起辞
文字通り主文を起こす言葉、すなわち主文の書き出しである。前文から主文、すなわち本題に流れが切り替わったことを示すため、行を改め、行の最初は一字分下げて書き出す。基本形は「さて」だが、「承りますれば」などもある。

■主 文
主文は、文書の主題を記載するところであり、主文の善し悪しが手紙文全体の価値を左右する重要な部分である。
「さて」で書き出した後、「ついては」「つきましては」と続けると、主題が条理に則った展開を見せ、相手にも伝わりやすい。
主文における趣意説明は、内容をよく整理し、文脈を整え、用件が正確に伝わるように書く。

(4)末文

末文は、訪問から辞去する際の「それでは」「よろしく」「さようなら」に当たり、文書全体を締めくくる終わりの挨拶である。末文起辞、挨拶、結語からなる。


■末文起辞
「まずは」「以上」「この段」、縦書きでは「右」なとが一般に使われる。

■挨 拶
末文の挨拶は、手紙文の目的や要旨を簡潔にまとめ、繰り返すことで、注意を促したり、念を押したりする役目を担っている。

●末文の挨拶の慣用文
・まずはとり急ぎご報告まで。
・以上、略儀ながら書中をもってご挨拶といたします。
・右、お礼かたがたご案内まで。

■結 語
文章の最後を示す言葉が結語である。
結語は、末文の挨拶を書いた同じ行の後にスペースがあれば、その行末に書いてもよいが、そのスペースがない時は、行を改め、その行の最後に一字分空白をとって書く。
一般に頭語との対で次のように使うのが習わしである。

●頭語と結語の組合せ
拝啓 − 敬具
謹啓 −謹言、啓白
前略 − 草々
急啓 − 草々
拝復 − 敬具

(5)別記

文書の用件が多事項にわたり複雑な場合や、日時・場所・数量などを正確に漏れなく相手に伝えるには、必要事項を本文から切り離して別に記載するとよい。これを「別記書き」といい、ビジネス文書をすっきりと簡潔に引き締めるのに有効な方法である。
本文中に「下記のとおり」と別記に読み手を導く言葉を入れ、末文の結語の下の行の中央に、「記」と書いて、次の行から、本文より行頭を少し下げて書く。できるだけ内容を整理し、箇条書きにする。

【副文】

(1)追伸

追伸は、本文で書き漏らしたことや、あえて後から強調したいことを書く。「追って」や「なお」という書き出しで書くので、「追って書き」「なお書き」ともいう。

(2)同封物指示

関係書類などを同封する場合は、どのようなものを、どれだけ同封したのか、必ず明記する。

(3)結語

別記書きした場合も、文章はこれで終わりという表示として、「以上」と結語を書くのが一般的である。結語は、改行し、行末に一字分の空白をとって書く。

効率的な文書作成法

(1)より速くより正確に

ビジネスには、正確性と効率性が求められる。ビジネス文書の作成でもそれは同様で、より速く、より正確に文書をつくるにはどうすればよいか、その留意点をあげてみた。

■標準的書式例をマスターする
この基本に則って作成すれば、おのずと形の整った文書に仕上がること請け合いである。

■モデル文例を上手に活用する
まず、自分の作成すべき文書が、通知の文書なのか、依頼の文書なのか、お礼の文書なのか、文書の種類で大方の当たりをつけ、その種類の中で自分のケースに近いモデル文例を探し出す。モデル文例にたどり着いたら、文例を下敷きにして、個々の事情など文例と異なる箇所だけを書き替えることで、効率よく自分の文書が仕上げられる。

■アラカルトでメニューづくり
料理のフルコース・メニューが、前菜、主菜、デザート、ドリンクなどからなっているように、ビジネス文書もまた前付、本文、副文などのアイテムからなっている。しかも、そのアイテムの多くは一つひとつがパターン化した慣用文として用意されているので、それらの慣用文を料理のアラカルトのように適宜組み合わせて使い回すことで、自分ならではのフルコース・メニュー、つまり個々の事情に即したビジネス文書がつくれる。

(2)ワープロの有効利用法

ワープロは、どのオフィスでも今や文書処理の定番ツールである。ワープロを活用した文書作成のポイントをあげてみた。

■ワープロに文例を保存する
ワープロは、一回限りの清書のための事務機器ではない。文章の入力後、記録保存が可能で、任意の検索によって再処理もできるという、いわば文書資源の多重活用が可能なOA機器である。そこで、時間に余裕のある時にできるだけ多くのモデル文例を入力・保存しておけば、必要に応じて呼び出し、固有名詞や数字などの一部を入力し直すだけで文書を完成させられる。

■フロッピーは文書の種類別に
一枚のフロッピーディスクに種類の異なる文書をあれもこれも保存すると、検索に無駄な時間を費やすことになる。そこで、ファイリングの要領で、部署別、社外・社内文書別、さらには文書の種類別に細かく分類して保存しておくとよい。そうすることで、何人もの人が重なり合わずに使える便利さも得られる。

■漢字の変換ミスに注意
同音異義語の変換ミスによる誤字は、時にビジネス上のトラブルにも発展しかねないことを銘記し、文書作成後、注意深く校閲することを忘れないように。


■時候のあいさつ

正月・1月

■新春(初春、迎春、新陽、年始)の侯
■初春のみぎり
■希望にあふれる新年を迎えました
■寒さも緩み、気持ちのよいお正月を迎えました
■新年おめでとうございます
■謹んで新年のお慶びを申し上げます
■謹んで新春のご挨拶を申し上げます
■厳寒(厳冬、酷寒、極寒、酷冬)の侯
■酷寒のみぎり
■寒さ厳しき折
■寒気ことのほか厳しい毎日を迎えております
■寒とも聞けば格別のお寒さでございます
■近年にない寒さを迎えております
■寒さも急に増したように感じるころとなりました
■例年にない寒さに縮み上がっております
■吹きすさぶ寒風に身も縮む毎日が続いております
■遠い春がしみじみ待たれるこのごろ

2月

■余寒(晩寒、残寒、残冬、晩冬、向春)の候
■余寒のみぎり
■残寒厳しい折
■まだ春浅き折
■余寒いまだ去りやらぬ今日このごろ
■余寒なお骨身にしみる毎日が続いております
■立春を迎え、寒さも一息ついております
■朝夕にはまだ寒さが残っております
■暦の上では春とはいえ、余寒の続く毎日です
■立春とは名ばかりの寒さが続いております
■春の訪れを待ちわびるころとなりました
■寒さの中にもどことなく春の訪れを感じるころとなりました
■三寒四温とは申しますが
■早咲きの梅もほころびはじめるこのごろ
■春の兆しを感じるころとなりました
■うぐいすの初音に春の訪れを感じる日を迎えました

3月

■早春(春寒、春腸、残春、春情、浅春)の候
■軽暖のみぎり
■ようやく春めいてまいりました
■早春とはいえ、寒さの続く毎日を迎えております
■寒暖定まらぬ毎日ですが
■暑さ寒さも彼岸までと申しますが
■春色にわかに動きはじめたように思われる昨今
■日差しにもようやく春の訪れを感じるころとなりました
■日を追って暖かくなってまいりました
■日を追って暖かさを加えるこのごろ
■小川の水もようやくぬるむころとなりました
■庭の黒土に春の息吹を感じるころとなりました
■一雨ごとに春めいてまいりました
■春色日ごとに加わる昨今
■寒気も去り、のどかな日を迎えております
■柳の緑も目立つようになりました
■春の光に心誘われる今日このご

4月

■陽春(春暖、春色、陽春、桜花、春和)の候
■陽春のみぎり
■花の便りも聞かれるこのごろ
■花冷えの続くこの数日
■しめやかな春雨に心落ち着く毎日となりました
■うららかな好季節となり、心も晴れ晴れとしております
■快い春眠に床離れの悪い毎日を迎えております
■春たけなわのころとなりました
■野辺には陽炎の立つころ
■桜花爛慢の季節を迎え、心浮き立つころとなりました
■桜も満開の今日このごろ
■庭の桜も今を盛りに咲き乱れております
■花の便りに心弾ませる季節となりました
■百花咲き競うこのごろ
■いつしか葉桜の季節となりました
■草花の萌え出づるころとなりました
■春雨に煙る季節を迎えております
■野も山もいっせいに萌え出で

5月

■新緑(薫風、若葉、暮春、暖春、軽暑)の候
■薫風のみぎり
■風薫る季節を迎え
■吹く風に初夏のすがすがしさを感じる昨今
■青空に泳ぐ鯉の姿も雄々しく眺められるころとなりました
■青葉若葉が目に美しい好季を迎えました
■新緑の目にしみるこのごろ
■五月晴れの爽やかな昨今
■若葉の萌え立つ季節となりました
■若葉の緑が日ごとにすがすがしく感じられるころ
■青葉を渡る風も爽やかに感じられるころとなりました
■まばゆいばかりの緑の季節となりました
■ほととぎすの声に夢を破られる朝を迎えました
■うつりゆく春の色に物憂さを感じる昨今となりました
■ゆく春の惜しまれる今日このごろ
■暑さに向かうころとなりました

6月

■梅雨(初夏、向暑、薄暑、麦秋)の候
■向暑のみぎり
■初夏の爽やかな風を楽しむころとなりました
■うっとうしい雨の続く日ですが
■あやめの便りも聞かれるころとなりました
■雨、雨、雨の毎日に気も沈みがちなこのごろ
■梅雨とはいえ、連日好天が続いております
■暑さも日に日に加わってまいりました
■久しぶりの青空に洗濯物の白さが目にしみます
■梅雨の晴れ間が恋しい日が続いております
■青田を渡る風も快いこのごろ
■木々の緑もようやく深まってまいりました
■あじさいの花が美しい季節となりました
■蒸し暑さもひとしおの毎日を迎えております

7月

■猛暑(盛夏、炎暑、酷暑、三伏)の候
■炎暑のみぎり
■暑さ厳しき折
■暑気日ごとに募る昨今となりました
■梅雨も上がり、一段と暑さが加わるころとなりました
■梅雨も明け、本格的な夏を迎えました
■海山の恋しい季節となりました
■禄の木陰の慕わしい昨今
■庭の草木も生気を失うこのごろ
■草木も枯れ果てるような暑さに、すっかり閉口しております
■耐えがたい暑さに、身の置きどころもない日が続いております
■連日の厳しい暑さに蒸され、困り果てております
■寝苦しい夜が続いております
■暑さもしのぎがたい毎日が続いております
■久しぶりにお湿りに恵まれ一息ついております
■夕立にやっと蘇生する思いがいたします

8月

■残暑(晩夏、残夏、暮夏、秋暑)の侯
■暮夏のみぎり
■立秋とは暦の上、相変わらずの暑い日が続いております
■残暑ひとしお身にしみる毎日を迎えております
■日中はなお耐えがたい暑さが続いております
■いまだ去りやらぬ暑さに悩まされております
■盆踊りの太鼓の音に心浮き立つころとなりました
■厳しい暑さも去りやらず毎日閉口しております
■今年は残暑もことのほか厳しい日が続いております
■朝夕は幾分しのぎやすくなりました
■暑さも峠を越したように感じられます
■とどろき渡る雷鳴に肝を冷やしております
■美しい夕映えにゆく夏を思うころとなりました
■朝夕には、吹く風に秋の気配を感じるころとなりました

9月

■涼秋(秋涼、初秋、清涼、新秋)の候
■新秋のみぎり
■秋暑なお厳しい毎日を迎えております
■ようやく暑さも峠を越えたように感じます
■さしもの猛暑もこれまでかと思われます
■朝夕は多少ともしのぎやすくなってまいりました
■一雨ごとに秋の気配を感じるころとなりました
■夜来の風雨もすっかりおさまりました
■にわかに秋色を帯びてまいりました
■味覚の秋となりました
■小春日和のうららかな日が続いております
■秋気催すころとなりました
■木の葉のそよぎに秋を感じるころとなりました
■虫の音に秋の訪れを感じております
■すすきの穂も揺れる季節となりました

10月

■秋冷(清秋、秋色、秋容、寒露)の候
■清秋のみぎり
■秋風の快い季節を迎えました
■秋もようやく深まってまいりました
■秋色に包まれ、快適な日和が続いております
■澄み渡った空に心も晴れ晴れとしております
■秋も深まり、灯火に親しむころとなりました
■読書の好期を迎えました
■野山も赤や黄に彩られるころとなりました
■菊薫る今日このごろ
■桐の一葉にも秋が感じられます
■街路樹の葉も日ごとに黄ばんでまいりました
■庭の萩も咲き乱れ、すっかり秋色に包まれるようになりました
■秋冷日ごとにつのる季節となりました
■夜寒を迎える毎日となりました
■冷気とみに加わってまいりました
■夜長を楽しむころとなりました

11月

■向寒(晩秋、暮秋、初霜、霜降)の候
■向寒のみぎり
■涼気日ごとに深まってまいりました
■山々の紅葉も深みを増す季節となりました
■寒冷を覚える季節を迎えております
■朝夕は一段と冷え込む日が続いております
■夜長を持て余す毎日を迎えております
■冷気も急に加わったように感じられます
■道に落葉の散り敷くころとなりました
■枯れ葉舞い散る物哀しい季節となりました
■裸の木々に冬の訪れを感じます
■初霜に秋の終わりを感じるころとなりました
■日増しに寒さの募る今日このごろ
■そろそろ暖房の恋しい季節となりました
■日増しに寒さに向かうころとなり、冬支度に追われております

12月

■寒冷(初冬、寒気、霜寒、季冬)の候
■寒冷のみぎり
■今年もはや師走を迎えました
■寒さがひとしお身に沁みる今日このごろ
■日増しに寒さのつのるころとなりました
■木枯しにひときわ寒さを感じる季節となりました
■朝夕は寒気が肌を刺す今日このごろ
■ちらちらと初雪の舞うころとなりました
■コートの手放せないころとなりました
■歳末ご多忙の折
■歳末(歳晩、歳終)の候
■歳晩のみぎり
■何かと気ぜわしい歳の瀬を迎えるころとなりました
■今年もいよいよ残りわずかとなりました
■余日少なく、心せわしい毎日を迎えるに至りました
■年内も余すところ数日となりました


       
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